Productividad, Cumplimiento e Integridad en las Operaciones: ¿Es necesario instaurar un compliance laboral a la gestión de personas?
La clave para una gestión de personas productivas y eficientes
Es preocupante el incremento de los riesgos laborales, como el incumpliendo normativo, los procesos laborales y su impacto en las organizaciones.
La falta de cultura de compliance laboral que hay en nuestro país es evidente. Solo las grandes empresas y las instituciones cuentan con los medios y la estructura necesarios para cumplir con la normativa presente y futura. Sin embargo, esto no beneficia la ingente labor del gobierno de aprobar normas, que a veces contradicen las anteriores.
La creación de comisiones de trabajo o protocolos de actuación para cumplir con las nuevas normas genera costes adicionales cada vez más importantes para los empresarios.
Recordemos que es obligatorio seguir el cumplimiento normativo vigente todos los días, ya que no pasa un día sin encontramos con una nueva norma que hay que cumplir.
Es cierto que las empresas con un tamaño importante y que cotizan en bolsa, tienen más recursos y una estructura para desarrollar su modelo de compliance.
Sin embargo, frente a nuestra realidad, las pymes enfrentan dificultades para lograr dicho cumplimiento por su falta de recursos y medios.
¿Qué es un programa de Compliance Laboral?
El Compliance Laboral se define como un conjunto de prácticas y procesos que las empresas en Perú deben implementar para asegurar el cumplimiento de la normativa laboral vigente. Esto no solo protege a los trabajadores, sino que también beneficia a la organización al mejorar la eficiencia con un enfoque preventivo, asegurar la productividad, reducir riesgos y mantener una buena reputación en el mercado.
La implementación de sistemas de compliance laboral permite a las empresas una mejor gestión en sus obligaciones laborales y la mejora continua en la administración de la organización, apoyada por una gestión de riesgos cuyos objetivos son identificar, evaluar y mitigar los riesgos de incumplimiento, protegiendo a los trabajadores y a la propia organización.
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Deben evaluar a que grado de cumplimiento se encuentran, qué problemas han suscitado en las actividades, qué accidentes o incidencias de riesgos han ocurrido, y a partir de ahí, desplegar sus políticas de dirección estratégica de personas.
Es inobjetable que cualquier modelo de Compliance debe basarse en el estricto cumplimiento de la normativa vigente en toda la organización.
Esto incluye reglamentos y estándares sobre derechos de los trabajadores, como la Ley de Productividad y Competitividad Laboral, que regula aspectos fundamentales de la relación laboral como contratación, jornada de trabajo y remuneraciones; la Ley N° 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, que establece las normas mínimas para la prevención de riesgos laborales y la promoción de un entorno de trabajo saludable y la Ley de Inspección del Trabajo, que brinda las pautas para la fiscalización del cumplimiento de las normas laborales por parte de las autoridades competentes.
El cumplimiento de estas normativas abarca las condiciones laborales, seguridad y salud ocupacional, entre otros aspectos. Además, dentro de su misión preventiva, un modelo de compliance pretende minimizar los riesgos en materia de relaciones laborales dentro de una organización.
Es importante resaltar de que el Compliance Laboral también conocido como Compliance Humano, no tiene un modelo estándar, no hay dos modelos iguales y cada organización debe definir el suyo en función de su misión, sus objetivos estratégicos, políticas, actividades, operaciones, procesos y los riesgos inherentes a la misma.
La implementación de un programa de compliance laboral pretende que el empresario adopte un enfoque preventivo y se anticipe a posibles sanciones que pueden generar, además, riesgos reputacionales significativos.
Beneficios del Compliance Laboral para las empresas.
- Cumplimiento Normativo:
El compliance laboral asegura que las empresas cumplan con las leyes y regulaciones que protegen los derechos de los trabajadores, como el salario mínimo, las horas extras, los beneficios sociales y la seguridad y salud ocupacional.
- Mitigación de Riesgos:
El compliance laboral ayuda a las empresas a identificar y gestionar los riesgos laborales, evitando sanciones y protegiendo a los trabajadores.
- Prevención de prácticas corruptas:
El compliance laboral ayuda a las empresas a implementar políticas y procedimientos que eviten actos de corrupción en el ámbito laboral. Es crucial implementar procesos de debida diligencia, de acuerdo al perfil de los clientes, las transacciones y a los indicadores claves de riesgo.
Se debe identificar adecuadamente a todos los clientes titulares, incluidos sus directivos y representantes, sin excepciones, incluyendo a proveedores estratégicos.
- Fomento de la transparencia:
Promover la transparencia en los procesos de contratación, promoción y compensación ayuda a reducir el riesgo de favoritismo y trato inequitativo.
- Rendición de cuentas:
Establecen mecanismos de rendición de cuentas para garantizar que las empresas cumplan con sus obligaciones legales y éticas.
- Ambiente Laboral Justo:
Un programa de compliance laboral establece una cultura de prevención al promover una cultura organizacional orientada a prevenir riesgos laborales y respetar los derechos de los trabajadores. Fomenta la creación de protocolos, políticas o pautas de actuación para evitar infracciones futuras.
Además, promueve la igualdad de oportunidades, la no discriminación y el respeto a la dignidad de los trabajadores, creando un entorno laboral más equitativo y armonioso.
- Prevención de Abusos:
La implementación de controles y procedimientos de compliance ayuda a prevenir y detectar tempranamente cualquier tipo de abuso, acoso o explotación de los trabajadores, protegiendo así sus derechos fundamentales.
- Atención a Reclamos:
Las empresas con programas de compliance cuentan con canales claros y efectivos para que los trabajadores puedan presentar reclamos y denuncias sobre incumplimientos o vulneraciones de sus derechos.
- Mejora Reputacional:
El cumplimiento de la normativa laboral fortalece la imagen y credibilidad de la empresa, lo que atrae a más clientes y talentos.
- Acceso a Financiamiento:
Las empresas que cumplen con la normativa laboral tienen mayor facilidad para obtener financiamiento.
- Sostenibilidad a Largo Plazo:
Una cultura de cumplimiento asegura la continuidad de la empresa y su competitividad en el mercado a lo largo del tiempo.
- Ventaja Competitiva:
Las empresas con sólidos programas de compliance laboral se diferencian positivamente de la competencia.
Prevención de Riesgos y Sanciones Laborales:
a. Implementar políticas de integridad y ética empresarial en temas como anticorrupción, extorsión, soborno y conflictos de intereses tiene como objetivo que la organización sea transparente y responsable.
b. Fortalecer las áreas de cumplimiento de las leyes aplicables al negocio, implica apoyar el monitoreo de las políticas de integridad y cumplimiento normativo internamente.
c. Contar con un área permanente de gestión de riesgos, identificando los temas materiales y los riesgos en las operaciones, así como establecer planes para mitigarlos.
Es obligatorio documentar plenamente las operaciones, incluyendo las declaraciones de origen y destino de los fondos, pagos a terceros, documentos de compra/venta u otra documentación necesaria.
Establecer un proceso claro, preciso y supervisado de reporte de operaciones sospechosas sin ningún tipo de monto límite.
d. Identificación de Riesgos, las empresas deben llevar a cabo evaluaciones exhaustivas para identificar y analizar los posibles riesgos laborales, como accidentes, enfermedades ocupacionales y conflictos con los trabajadores.
e. Implementación de Controles, con base en los riesgos identificados, las empresas deben implementar medidas efectivas de prevención y control, como programas de capacitación, mejoras en las condiciones de trabajo y protocolos de seguridad.
Además, es importante establecer canales formales e informales para que los miembros de la organización puedan reportar de manera confidencial posibles conductas indebidas, asegurando su investigación.
f. Monitoreo Constante, es crucial que las empresas realicen un monitoreo continuo de los riesgos laborales y ajusten sus controles de manera oportuna para mantener un entorno seguro y saludable.
g. Preparación ante Sanciones, las empresas deben estar preparadas para enfrentar posibles sanciones laborales, estableciendo procedimientos claros de respuesta y asegurando el cumplimiento de la normativa para evitar multas y cierres.
h. Establecer un plan anual con un programa de capacitación integral que garantiza la comunicación efectiva y oportuna en materia de cumplimiento. Este plan debe ser flexible para adecuarse a los distintos tipos de empleados ah aliados, proveedores y terceras partes asociadas a la entidad.
Mejora de la productividad, reputación y confianza de la empresa.
- Simplificación de Procesos: La compliance laboral ayuda a las empresas a identificar y eliminar pasos innecesarios en sus procesos, reduciendo tiempos y costos operativos. Además, establece procesos Internos estandarizados para mejorar la eficiencia operativa.
- Indicadores de Desempeño: El compliance laboral establece métricas clave para monitorear el cumplimiento y la mejora continua de las prácticas laborales, los que contribuyen favorablemente a los sistemas de gestión. Estos indicadores reducen la ineficiencia y mitigan los riesgos de actos ilícitos.
- Agilidad con Automatización Inteligente: La implementación de tecnologías y herramientas de compliance permite automatizar tareas repetitivas, reduciendo así los costos en el uso de los recursos y mejorando la eficiencia de las operaciones laborales.
- Imagen Corporativa Sólida: El cumplimiento de las normas laborales fortalece la imagen de marca y la reputación de la empresa, transmitiendo confianza y credibilidad a clientes, proveedores y el público en general.
- Toma de Decisiones Informada: Los datos y análisis generados por los sistemas de compliance laboral brindan a las organizaciones información valiosa para una toma de decisiones más acertada y oportuna.
- Aumento de la Confianza: Demostrar un compromiso genuino con el bienestar de los empleados y el cumplimiento de la ley genera mayor confianza y lealtad de los trabajadores, inversionistas y la comunidad. La conformidad laboral fortalece la imagen de marca y la reputación de la empresa, diferenciándola positivamente de la competencia.
- Reputación Superior como Ventaja Competitiva: Las empresas reconocidas por su excelencia en compliance laboral se diferencian positivamente de la competencia, lo que les otorga una ventaja estratégica en el mercado.
- Liderazgo Comprometido: El compromiso y el ejemplo de la alta dirección son fundamentales para fomentar una cultura de cumplimiento laboral en toda la organización. Este compromiso también contribuye a la Atracción de Talento. Las empresas reconocidas por su excelencia en cumplimiento normativo se convierten en empleadores atractivos para los mejores candidatos.
- Alianzas Estratégicas: El cumplimiento laboral facilita el establecimiento de relaciones sólidas y confiables con clientes, proveedores y socios comerciales.
En los últimos años, se ha instaurado una fuerte corriente de cambios que promuevan la eficiencia en forma de resultados, planificación con sentido de efectividad en los procesos, prevención sustentada en una gestión de riesgos y debida diligencia.
Es importante señalar que contar con un Compliance Laboral o de recursos humano también evitar sanciones del Código Penal relacionadas con la prevención de riesgos y sanciones laborales.
Delitos contra los derechos de los trabajadores: El Código Penal tipifica delitos como la discriminación, el trabajo forzoso y la explotación laboral infantil.
Sanciones por incumplimiento: Las empresas y sus representantes pueden enfrentar multas y penas de prisión por infracciones graves a la normativa laboral.
El Código Penal tipifica delitos como la discriminación, el trabajo forzoso y la explotación laboral infantil.
Prevención de riesgos: La Compliance Laboral ayuda a las empresas a identificar y mitigar los riesgos de incumplimiento para evitar sanciones penales.
Protección de datos personales: La protección de datos forma parte de las políticas de compliance de la empresa. Al incluir la protección de datos en el plan de compliance, se facilita cumplir con el principio de responsabilidad proactiva.
Ambos se basan en la identificación y prevención de riesgos, que resguarda la confidencialidad y seguridad de los datos personales.
El compliance se convierte así en el instrumento imprescindible en toda persona jurídica responsable, ética, confiable y diligente en sus acciones y decisiones, con un enfoque de reducir los riesgos en sus operaciones, así como prevenir, detectar y gestionar los riesgos de incumplimiento.
Es relevante el deber de integridad en la conducta y servicio de las empresas, y las instituciones públicas o de tipo mixto tienen una responsabilidad aún mayor debido a los recursos públicos que gestionan.
Deben velar por sus actividades y operaciones sean no solo eficientes y racionales, sino también eficaces contra todo aquello que pueda poner en peligro su reputación, el riesgo de su patrimonio, sus inversiones y valores.
Es imperativo que se preocupen con convicción en cumplir con las obligaciones normativas, gestionar sus riesgos operacionales dentro de procesos claros, útiles, trasparentes y ágiles, así como cumplir todas sus obligaciones laborales en forma oportuna e integral.
Además, deben proporcionar información oportuna para la organización, evitando la ineficiencia que menoscaba sus recursos y los peligros de las diversas formas corrupción.
Es crucial revisar y mejorar el reclutamiento y contratación de directivos y personal, ya que, según los escándalos de corrupción, estos son los factores más vulnerables que ponen en incertidumbre sus operaciones, continuidad y supervivencia.
Para consultas sobre este u otros temas, visita nuestra: División de Consultoria.
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Dr. Luis A. Meneses
Director de Consultoría
Compliance y Riesgos
Baker Tilly Perú
